電子文書で校正するときは、Microsoft Wordでの電子校正を活用しましょう。
そこの編集者さん、「著者の原稿の直しがなかなか戻ってこない」と悩んでませんか？
21世紀の今、著者のみなさんもWordを活用しています。そういう著者は、Wordで校正したほうが効率がぐんと上がるんです。
原稿をすぐにPDFに変換してしまっていませんか？ 電子文書でPDFにするのは、Wordでの校正を十分にした後です。PDFに変換した後では校正が困難になります。
長文の校正はつらいですよね。Wordで校正したほうが楽だし、便利な点はたくさんあります。今からでも遅くありませんよ！
手書き校正の問題点
- 字が読みにくいことがある。
- チェックもれが発生する。
- 校正を確認したかの管理が難しい。
手書き校正をPDFにしても、スマホでは確認しづらいです。電子校正では、上記の問題をすべて解決できます。慣れればより確実に、便利に校正でき、時間の節約ができます。
Wordのコメント機能と変更履歴機能を活用すると、スムーズに校正できます。
コメント機能
自分の文章にコメントをもらっても「文章のどこについて言っているのか分からない」ということはしょっちゅうあります。こんなときはWordのコメント機能を使うと、特定の文字列に対してコメントを入れることができます。
下図のように［校閲］タブの ［コメント］からコメントを入れるなどの操作ができます。［前へ］［次へ］ボタンで、コメントをもれなくチェックできます。見落としを防げます。
コメントには［返信］と［解決］というボタンがあります。ある人が付けたコメントに対して返信するか、コメントに対して了解したことを示すことができます。コメントを読んだ人は、［返信］と［解決］ のどちらかのリアクションをしましょう。すべてのコメントが解決になったら、お互いの編集に納得して（Word上では）校正が完了したことになります。
変更履歴機能
変更履歴機能を使うと、他人が作成した文書を編集して変更した場合、いつ、だれが、どこをどう変更したかを記録できます。誤字脱字など自明と思われる問題点を修正する場合には、コメントではなく変更履歴機能を使いましょう。
［校閲］タブの ［変更履歴］で、［変更履歴の記録］ボタンをクリックすると変更履歴がオンになります。これ以後の変更は自動的に記録されます。
変更履歴の活用のポイントは、変更箇所をすべて確認し、問題なければ「承諾」することです。
変更箇所は、 コメントと同じように［前へ］［次へ］ ボタンを使って順次確認できます。
［承諾］ボタンの［承諾して次に進む］をクリックすると、変更した結果を受け入れ、その箇所の変更履歴は削除され、次の変更箇所に進みます。たとえば編集者の校正を著者が受け入れるか判断するときに、この機能を使います。
［承諾して次に進む］ は多用するので、ショートカット キーを割り当てたほうが便利です。ゆうげんはF2キーを割り当てています。
ショートカット キーは、Wordの［ファイル］、［オプション］、［リボンのユーザー設定］、ショートカット キー［ユーザー設定］から変更・設定できます。
編集者の校正を［元に戻す］で差し戻すこともできます。そのときは、校正結果が何も残らないので、コメントで「イキ」と入れておくとよいでしょう。
変更履歴では、他人が変更した箇所だけでなく、自分が変更した箇所も記録できます。
表記を統一する
Wordでは表記ゆれを確認できます。原則として、漢字を使うかひらがなにするかなどの表記はどちらかに統一します。しかし、創作文章では表記は常に統一されるとは限らず、状況に応じて変わることも多いです。
著者と編集者の間でどのような表記基準を使うかあらかじめ合意しておくと校正の手間を減らせます。
例1：町と街
例2：「注ぎこむ」と「注ぎ込む」
音声読み上げ
「校閲」タブの音声読み上げで書いた文章をわりと自然な音声で読み上げさせることができます。文章を耳で聞くと、同じ言葉を繰り返しているときなど気づきやすくなります。
ルビ
Word ではルビが数十か所含まれる文書の検索・置換ができなくなることがあります。非常に厄介な問題でサポートに連絡してもまったく埒が明かなかったのですが、ついに回避策を見つけました。文書全体を選択し、ルビの上で右クリックして［フィールド コードの表示/非表示］を切り替えてフィールド・コードを表示するか、Alt+F9を押してルビのフィールド・コードを表示させると検索できるようになります。